SeedDMS vs Mayan EDMS

SeedDMS

Sterke punten

• +Sterke documentversiebeheer en toegangsmachtigingen
• +Intuïtieve, mapgebaseerde interface voor eindgebruikers
• +Open source zonder licentiekosten bij zelf hosten
• +Betrouwbare prestaties bij langdurig productief gebruik
• +Reactieve community-ondersteuning door de onderhouder
• +Functionele workflows voor review- en goedkeuringsprocessen
• +Flexibele upload- en downloadmogelijkheden voor documenten

Beperkingen

• −Complexe installatie- en migratieprocessen
• −Schaarse of onduidelijke documentatie voor opzet
• −Vereist voorafgaande planning voor mapstructuren en machtigingen

Mayan EDMS

Sterke punten

• +Zeer aanpasbaar en uitbreidbaar
• +Sterke OCR- en documentverwerkingsmogelijkheden
• +Actieve open-sourcecommunity
• +REST-API met OpenAPI-documentatie

Beperkingen

• −Vereist technische kennis voor zelf hosten
• −Geen door de leverancier beheerde EU-/Duitse hosting
• −Geen gepubliceerde verwerkersovereenkomst of subprocessorlijst
• −Beperkte integraties zonder extra aanpassingen

SeedDMS

• Zelf gehost (open source) Free Geen abonnementGeen licentiekosten voor software · Onbeperkt aantal gebruikers en documenten · GPLv2-licentie
• Beheerd hosten door MMK €79 per month (plus VAT) per instantie / maandGehost SeedDMS · Onderhoud inbegrepen · Aangeboden door de officiële supportpartner

Hostingprijzen verschillen per aanbieder; MMK vraagt € 79 per maand excl. BTW. Andere aanbieders kunnen andere voorwaarden hanteren.

Mayan EDMS

• Zelf gehost open source Free GratisGeen licentiekosten · Community-ondersteuning
• Zelf begeleid $9.99 Per maandBasisondersteuning · 1 ticket per maand
• Niveau 4 Enterprise $1,099 Per maand5 tickets per maand · 1 installatie · Uitgebreide ondersteuning tijdens zakelijke uren
• Aangepast contract On request Per jaarVanaf $35.000 · Aangepaste voorwaarden

Ondersteuningsplannen zijn optioneel; de kernsoftware is gratis en open source.

SeedDMS

Documentbeheer

Versiebeheer voor documenten, Ondersteuning voor veel documentformaten, Hiërarchische mappen en documentlijsten, Groeperen en downloaden van documenten

Workflow en samenwerking

Meerstaps review- en goedkeuringsworkflows, Geplande documentherzieningen, Bevestigingsverzoeken, Meldingen over documentwijzigingen

Toegang en gebruikers

Gebruikersrollen, Toegangscontrole, Gebruikers- en groepsbeheer, Geen limieten voor gebruikers of documenten

Zoeken en indexeren

Zoeken op metadata, Volledige tekstindexering, Tekstherkenning via OCR via extensies, Afhandeling van factuurmetadata via extensies

Beheer en uitbreidbaarheid

Webgebaseerde interface, Geplande achtergrondtaken, REST API, WebDAV-ondersteuning

Mayan EDMS

Vastleggen en inlezen

Uploads via browser en server, Bewaakte mappen, Cloud-objectopslag (bv. Amazon S3, MinIO), E-mailinlezen via IMAP/POP3

Documentbeheer

Documentversies en -bestanden, PDF-export, Documentvoorvertoningen, Metagegevens, tags, indexen en mappen

Verwerking en automatisering

OCR (optische tekenherkenning), Workflow-staten en -overgangen, Acties geactiveerd door workflow (bv. e-mail), Sjablonen

Beveiliging en beheer

Gedetailleerde rollengebaseerde machtigingen, Configureerbare authenticatie, Ondersteuning voor LDAP en Single Sign-On (SSO), TOTP-tweestapsverificatie

Integratie en uitbreidbaarheid

Geversioneerde REST-API met OpenAPI-documentatie, Uitwisselbare opslagbackends, SANE-compatibele scanners