SeedDMS vs Mayan EDMS

SeedDMS

Stärken

• +Starke Versionsverwaltung und Zugriffssteuerung für Dokumente
• +Intuitive, ordnerbasierte Benutzeroberfläche für Endnutzer
• +Open Source ohne Lizenzkosten bei Selbsthosting
• +Zuverlässige Leistung im langfristigen Produktiveinsatz
• +Reaktive Community-Unterstützung durch den Entwickler
• +Funktionsfähige Workflows für Prüf- und Freigabeprozesse
• +Flexible Hoch- und Herunterlademöglichkeiten für Dokumente

Schwächen

• −Komplexe Installations- und Migrationsprozesse
• −Dokumentation für die Einrichtung unvollständig oder unklar
• −Erfordert Vorabplanung für Ordnerstrukturen und Berechtigungen

Mayan EDMS

Stärken

• +Sehr anpassbar und erweiterbar
• +Starke OCR- und Dokumentenverarbeitungsfunktionen
• +Aktive Open-Source-Community
• +REST-API mit OpenAPI-Dokumentation

Schwächen

• −Erfordert technisches Know-how für Self-Hosting
• −Kein vom Anbieter verwaltetes EU-/deutsches Hosting
• −Kein veröffentlichtes AVV oder Subunternehmer-Verzeichnis
• −Begrenzte Integrationen ohne zusätzliche Anpassungen

SeedDMS

• Selbstgehostet (Open Source) Free Kein AboKeine Software-Lizenzgebühren · Unbegrenzte Nutzer und Dokumente · GPLv2-Lizenz
• Gemanagtes Hosting durch MMK €79 per month (plus VAT) pro Instanz / MonatGehostetes SeedDMS · Wartung inklusive · Angeboten vom offiziellen Support-Partner

Hosting-Preise variieren je nach Anbieter; MMK nennt 79 €/Monat zzgl. MwSt. Andere Anbieter können abweichende Konditionen anbieten.

Mayan EDMS

• Self-hosted Open Source Free KostenlosKeine Lizenzgebühren · Community-Support
• Selbstgesteuert $9.99 Pro MonatGrundlegender Support · 1 Ticket pro Monat
• Level 4 Enterprise $1,099 Pro Monat5 Tickets pro Monat · 1 Installation · Erweiterter Support zu Geschäftszeiten
• Individueller Vertrag On request Pro JahrAb $35.000 · Individuelle Konditionen

Support-Pläne sind optional; die Kernsoftware ist kostenlos und Open Source.

SeedDMS

Dokumentenverwaltung

Versionsverwaltung für Dokumente, Unterstützung vieler Dokumentformate, Hierarchische Ordner und Dokumentenlisten, Gruppieren und Herunterladen von Dokumenten

Workflow und Zusammenarbeit

Mehrstufige Prüf- und Genehmigungsworkflows, Geplante Dokumentenüberarbeitungen, Bestätigungsanfragen, Benachrichtigungen über Dokumentänderungen

Zugriff und Benutzer

Benutzerrollen, Zugriffssteuerung, Benutzer- und Gruppenverwaltung, Keine Beschränkungen bei Nutzern oder Dokumenten

Suche und Indexierung

Metadaten-Suche, Volltextindexierung, Textextraktion per OCR über Erweiterungen, Verarbeitung von Rechnungsmetadaten über Erweiterungen

Administration und Erweiterbarkeit

Webbasierte Oberfläche, Geplante Hintergrundaufgaben, REST-API, WebDAV-Unterstützung

Mayan EDMS

Erfassung und Eingabe

Uploads über Browser und Server, Überwachte Ordner, Cloud-Objektspeicher (z. B. Amazon S3, MinIO), E-Mail-Eingang über IMAP/POP3

Dokumentenverwaltung

Dokumentversionen und -dateien, PDF-Export, Dokumentenvorschau, Metadaten, Tags, Indizes und Aktenordner

Verarbeitung und Automatisierung

OCR (Texterkennung), Workflow-Zustände und -Übergänge, Workflow-ausgelöste Aktionen (z. B. E-Mail), Vorlagen

Sicherheit und Verwaltung

Feingranulare rollenbasierte Berechtigungen, Konfigurierbare Authentifizierung, Unterstützung für LDAP und Single Sign-On (SSO), TOTP-Zwei-Faktor-Authentifizierung

Integration und Erweiterbarkeit

Versionierte REST-API mit OpenAPI-Dokumentation, Erweiterbare Speicher-Backends, SANE-kompatible Scanner