Teedy vs Mayan EDMS

Teedy

Stärken

• +Saubere und aufgeräumte Benutzeroberfläche
• +OCR und Volltextsuche für Dokumente
• +Tagging und Metadaten zur Organisation
• +Grundlegende Freigabe-Workflows (Prüfung → Genehmigung → Archivierung)
• +Docker-basiertes Self-Hosting mit einfacher Einrichtung
• +Open-Source-Edition vermeidet nutzerbasierte Gebühren für Selbsthoster
• +Unterstützt gängige Dateiformate

Schwächen

• −Keine überwachten Ordner oder KI-basierte Dokumentenklassifizierung
• −Ordnerbasierte Organisation passt möglicherweise nicht zu bestehenden Dateistrukturen
• −Workflows bieten keine Verzweigungen oder bedingte Routing-Optionen

Mayan EDMS

Stärken

• +Sehr anpassbar und erweiterbar
• +Starke OCR- und Dokumentenverarbeitungsfunktionen
• +Aktive Open-Source-Community
• +REST-API mit OpenAPI-Dokumentation

Schwächen

• −Erfordert technisches Know-how für Self-Hosting
• −Kein vom Anbieter verwaltetes EU-/deutsches Hosting
• −Kein veröffentlichtes AVV oder Subunternehmer-Verzeichnis
• −Begrenzte Integrationen ohne zusätzliche Anpassungen

Teedy

Keine belegbaren veröffentlichten Preise.

Preise nicht auf der offiziellen Seite veröffentlicht; Sekundärquellen nennen Starter bei 19 €/Nutzer/Monat und Pro bei 39 €/Nutzer/Monat, Enterprise auf Anfrage. Es wird eine 30-tägige kostenlose Testversion beworben.

Mayan EDMS

• Self-hosted Open Source Free KostenlosKeine Lizenzgebühren · Community-Support
• Selbstgesteuert $9.99 Pro MonatGrundlegender Support · 1 Ticket pro Monat
• Level 4 Enterprise $1,099 Pro Monat5 Tickets pro Monat · 1 Installation · Erweiterter Support zu Geschäftszeiten
• Individueller Vertrag On request Pro JahrAb $35.000 · Individuelle Konditionen

Support-Pläne sind optional; die Kernsoftware ist kostenlos und Open Source.

Teedy

Erfassung und Suche

OCR für gescannte Dokumente und Bilder, Volltextsuche mit Vorschlägen und Hervorhebungen, Unterstützung für PDF, ODT, DOCX, PPTX, Bilder und Videos, E-Mail-Import (EML-Format) und automatische Postfach-Überwachung

Organisation und Metadaten

Verschachtelte Tags zur Kategorisierung, Unterstützung für Dublin-Core-Metadaten, Benutzerdefinierte Metadatenfelder

Workflow und Zusammenarbeit

Workflow-System für Dokumentenprozesse, Kommentare zu Dokumenten, Dateiversionierung, Dokumentenfreigabe per URL, auch für Nutzer ohne Teedy-Konto

Zugang und Sicherheit

Nutzer- und Gruppenberechtigungen mit hierarchischen Gruppen, LDAP-Authentifizierung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, 256-Bit-AES-Verschlüsselung für gespeicherte Dateien

Clients und Erweiterbarkeit

Responsive Web-Oberfläche, Android-Client, RESTful Web-API, Webhooks für benutzerdefinierte Integrationen

Mayan EDMS

Erfassung und Eingabe

Uploads über Browser und Server, Überwachte Ordner, Cloud-Objektspeicher (z. B. Amazon S3, MinIO), E-Mail-Eingang über IMAP/POP3

Dokumentenverwaltung

Dokumentversionen und -dateien, PDF-Export, Dokumentenvorschau, Metadaten, Tags, Indizes und Aktenordner

Verarbeitung und Automatisierung

OCR (Texterkennung), Workflow-Zustände und -Übergänge, Workflow-ausgelöste Aktionen (z. B. E-Mail), Vorlagen

Sicherheit und Verwaltung

Feingranulare rollenbasierte Berechtigungen, Konfigurierbare Authentifizierung, Unterstützung für LDAP und Single Sign-On (SSO), TOTP-Zwei-Faktor-Authentifizierung

Integration und Erweiterbarkeit

Versionierte REST-API mit OpenAPI-Dokumentation, Erweiterbare Speicher-Backends, SANE-kompatible Scanner