bitfarm-Archiv vs Mayan EDMS

bitfarm-Archiv

Stärken

• +Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis ohne Lizenzgebühren
• +Support wird als top und hilfsbereit beschrieben
• +Schnelle und präzise Dokumentenabfrage mit OCR
• +Durchsuchbare gescannte Inhalte
• +Umfangreiche Funktionalität mit vielen Modulen
• +Revisionssicheres Archivieren
• +Versionierung von Office-Dokumenten in der Enterprise-Version

Schwächen

• −Anfängliche Komplexität für neue Nutzer
• −Einige erweiterte Funktionen erfordern möglicherweise Support-Hilfe

Mayan EDMS

Stärken

• +Sehr anpassbar und erweiterbar
• +Starke OCR- und Dokumentenverarbeitungsfunktionen
• +Aktive Open-Source-Community
• +REST-API mit OpenAPI-Dokumentation

Schwächen

• −Erfordert technisches Know-how für Self-Hosting
• −Kein vom Anbieter verwaltetes EU-/deutsches Hosting
• −Kein veröffentlichtes AVV oder Subunternehmer-Verzeichnis
• −Begrenzte Integrationen ohne zusätzliche Anpassungen

bitfarm-Archiv

• GPL-Version Free Keine ZeitbegrenzungKeine Einschränkungen für private, geschäftliche oder bildungsbezogene Nutzung · Enthält viele Enterprise-Funktionen
• Enterprise-Version from about $2,500 pro JahrEnthält Installation und professionellen Support für ein Jahr · Alle Plugins und Tools inklusive · Keine weiteren Lizenzkosten

Die Enterprise-Preise variieren je nach Anforderungen; nach dem ersten Jahr ist der Support eine jährliche Pauschale, die von der Nutzeranzahl abhängt.

Mayan EDMS

• Self-hosted Open Source Free KostenlosKeine Lizenzgebühren · Community-Support
• Selbstgesteuert $9.99 Pro MonatGrundlegender Support · 1 Ticket pro Monat
• Level 4 Enterprise $1,099 Pro Monat5 Tickets pro Monat · 1 Installation · Erweiterter Support zu Geschäftszeiten
• Individueller Vertrag On request Pro JahrAb $35.000 · Individuelle Konditionen

Support-Pläne sind optional; die Kernsoftware ist kostenlos und Open Source.

bitfarm-Archiv

Erfassung und Archivierung

Import von gescannten Papier- und digitalen Dokumenten, inklusive ERP-Ausgaben, Massenverarbeitung mit Barcodes zur Trennung, Sortierung und Indizierung, Universeller COLD-Druckertreiber zur Archivierung von Druckausgaben, Revisionssichere Archivierung

Indizierung und Suche

Automatische Dokumentenindizierung, Metadaten- und Tag-Suche, Volltextsuche, inklusive semantischer Suche für Archive mit über einer Million Dokumenten, Hotsearch zum Übergeben ausgewählter Texte aus anderen Anwendungen

Workflow und Prozessmanagement

Mehrstufige Workflows, Aufgabenvergabe und erneute Einreichung, Fristen und Benachrichtigungen, Anwendungsbeispiel: Rechnungsprüfung und -freigabe

Dokumentenorganisation und Lebenszyklus

Dokumentenversionierung, Check-in/Check-out, Dokumenten-Lebenszyklusmanagement, Vertragsmanagement und Revisionshistorie

Ansicht und Benutzeroberfläche

Windows-Client, webbasierter Webviewer und mobile Oberfläche, Direkte Ansicht von Office-Dateien, E-Mails, PDFs, ERP-Dokumenten, Bildern und vielen CAD-Formaten, Dokumentenannotation, Konfigurierbare Listen, Lesezeichen, Verknüpfungen und Stempel

Mayan EDMS

Erfassung und Eingabe

Uploads über Browser und Server, Überwachte Ordner, Cloud-Objektspeicher (z. B. Amazon S3, MinIO), E-Mail-Eingang über IMAP/POP3

Dokumentenverwaltung

Dokumentversionen und -dateien, PDF-Export, Dokumentenvorschau, Metadaten, Tags, Indizes und Aktenordner

Verarbeitung und Automatisierung

OCR (Texterkennung), Workflow-Zustände und -Übergänge, Workflow-ausgelöste Aktionen (z. B. E-Mail), Vorlagen

Sicherheit und Verwaltung

Feingranulare rollenbasierte Berechtigungen, Konfigurierbare Authentifizierung, Unterstützung für LDAP und Single Sign-On (SSO), TOTP-Zwei-Faktor-Authentifizierung

Integration und Erweiterbarkeit

Versionierte REST-API mit OpenAPI-Dokumentation, Erweiterbare Speicher-Backends, SANE-kompatible Scanner