Die beste Zeiterfassung-Software

Ja. Kimai ist eine Open-Source-Zeiterfassung, die du auf jedem EU-Server selbst hosten kannst. Die Cloud-Version, Kimai Cloud, läuft in Deutschland und bietet einen kostenlosen Tarif für kleine Teams. Clockodo und Timing haben ebenfalls kostenlose Pläne, allerdings mit weniger Funktionen als Kimais Open-Source-Version.

Tools wie solidtime oder Timing verarbeiten Daten auf Servern innerhalb der EU und halten sich damit an DSGVO und lokale Datenschutzgesetze. Harvest und Clockify bieten zwar DSGVO-konforme Einstellungen, speichern Daten aber standardmäßig auf US-Servern, die dem CLOUD Act unterliegen. Europäische Anbieter integrieren zudem oft direkt in lokale Lohnabrechnungssysteme wie Datev oder Lexoffice.

Die meisten europäischen Zeiterfassungen unterstützen CSV- oder Excel-Importe. solidtime, Clockodo und Kimai ermöglichen die direkte Migration aus Toggl Track per CSV-Export/Import. Einige Anbieter wie Timing bieten für größere Teams eine begleitete Migration an, die aber zusätzliche Kosten verursachen kann. Achte auf die Import-Vorgaben, manche Tools verlangen bestimmte Spaltenüberschriften oder Datumsformate.

Clockodo und timr bieten native Jira-Integrationen und synchronisieren Zeiteinträge direkt mit Jira-Tickets. Für SAP stellen TimeStatement und awork Konnektoren bereit, die Zeitdaten in SAP-Lohnabrechnung oder Projektmodule einspeisen. Kimai und solidtime unterstützen API-basierte Anbindungen, die sich mit Jira und SAP verbinden lassen, das erfordert aber oft individuelle Entwicklung.

Kimai Cloud bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Nutzer mit unbegrenzten Projekten und Zeiteinträgen. Clockodo hat einen Gratis-Tarif für Einzelpersonen, Teams müssen jedoch auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden. solidtime und Timing haben keine kostenlosen Pläne, bieten aber 14-tägige Testversionen ohne Kreditkartenerfordernis.

Wähle einen Anbieter, der ausdrücklich EU-exklusive Datenverarbeitung und -hosting angibt. solidtime, Timing und Clockodo betreiben Server ausschließlich in der EU (Deutschland, Österreich oder Schweiz) und replizieren keine Daten in außereuropäische Regionen. Achte auf Zertifizierungen wie ISO 27001 oder klare DSGVO-Compliance-Hinweise im Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Vermeide Tools, die US-Cloud-Anbieter wie AWS oder Google Cloud nutzen, sofern sie keine EU-exklusive Speicherung garantieren.

Clockodo startet mit günstigen Pro-Nutzer-Preisen für Teams bis 10 Personen, inklusive projektbasierter Zeiterfassung und grundlegender Berichte. Kimai Clouds kostenpflichtiger Tarif beginnt mit einem niedrigen Einstiegspreis pro Nutzer und Monat, bietet aber weniger Funktionen wie automatische Erinnerungen. solidtime hat Pauschalpreise für kleine Teams, die Preise sind jedoch nur auf Anfrage erhältlich. Vergleiche immer den Funktionsumfang, manche günstigen Tarife schließen Integrationen oder API-Zugriff aus.

Ja. Timing und Timeular (EARLY) bieten Offline-Modi, die Zeiteinträge lokal zwischenspeichern und bei Wiederherstellung der Verbindung synchronisieren. Clockodos mobile Apps unterstützen ebenfalls Offline-Erfassung, die Desktop-Version benötigt jedoch eine Internetverbindung. Kimai und solidtime haben keinen nativen Offline-Modus, lassen sich aber auf einem lokalen Server selbst hosten, um ohne Internetverbindung zu arbeiten.

Beginne mit einer Testgruppe von 3–5 Nutzern, um Workflows und Integrationen zu prüfen. Die meisten europäischen Anbieter wie solidtime und Timing bieten Onboarding-Webinare oder Dokumentation auf Deutsch und Englisch. Clockodo unterstützt Teams mit einer geführten Einrichtung, inklusive Datenmigration aus anderen Tools. Bei selbstgehosteten Lösungen wie Kimai plane Zeit für die Server-Einrichtung ein oder nutze das gehostete Angebot des Anbieters, um technischen Aufwand zu vermeiden.